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Für Händler ist die Dokumentation diverser Posten gesetzlich vorgeschrieben. So soll eine Registrierkasse im Ladengeschäft nicht nur alle Posten zuverlässig ein- und bei Bedarf ausbuchen können, moderne Kassensysteme helfen zudem dabei, den Lagerbestand im Blick zu behalten. Um alle Daten für die Finanzbehörden zur Verfügung stellen zu können, muss die Kassensoftware mit einer entsprechenden Schnittstelle versehen sein. Die DIN Norm DSFinV-K gilt seit Anfang 2020 verbindlich für alle Betriebe und Firmen, die mit Registrierkassensystemen arbeiten.

Das muss die Kassensoftware können

Elektronische Registrierkassen sind also mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben. Technische Einrichtungen zur Datensicherheit sollen vor allem vor Betrug schützen. Die passende Kassensoftware zu finden ist dabei gar nicht so schwer, wie dies auf den ersten Blick scheinen mag. Das neue Kassengesetz aus dem Jahr 2020 sieht vor, dass jeder Kunde einen Kaufbeleg erhält, mit der Gesetzesänderung wurde auch die Belegausgabepflicht eingeführt. Es ist aber noch zulässig, Kunden zu fragen, ob sie überhaupt einen Kassenbon erhalten möchten. Insbesondere in kleinen Verkaufsstellen möchte man gerne unnötige Mehrausgaben einsparen und behält auf Kundenwunsch den Kassenbon einfach ein. In großen Filialen ist dieses Verhalten hingegen untypisch, der Kassenbeleg wird in jedem Fall ausgegeben, um rechtlich gesehen auf der sicheren Seite zu sein. Entsorgt ein Kunde diesen sofort nach Verlassen des Ladengeschäfts, sind diese Kosten bereits bei der Gestaltung der Verkaufspreise der Produkte berücksichtigt.

Wie funktioniert ein modernes Kassensystem?

Das Kassenprogramm ist über eine Datenbank direkt mit dem Internet verbunden. So wird es möglich, alle Verkäufe direkt vom Lagerbestand abzuziehen und einen optimalen Überblick über den Bestand zu erhalten. Häufig ist es zudem sinnvoll, wenn über das Kassensystem direkt auf die Stammdaten der Kunden zugegriffen werden kann. So wird kein zeitlicher Mehraufwand mehr benötigt, wenn es einmal zu Reklamationen oder Warenretouren kommt. Meldet sich ein Kunde mit der Frage, wann seine Bestellung ausgeliefert wird, lassen sich der Status des Versands ebenso leicht im elektronischen Kassensystem überprüfen wie das Datum der Bestellung oder weitere Aktivitäten eines Stammkunden. Aber auch alle Lieferanten lassen sich per Klick öffnen, sodass eventuelle Verzögerungen von Artikellieferungen sofort aufgedeckt werden. Die elektronische Registrierkasse ermöglicht es also, über alle Vorgänge zum Warenein- sowie -ausgang zügig Zugang zu erhalten. Muss dies über eine zusätzliche Softwarelösung geschehen, dauern die einzelnen Vorgänge wesentlich länger und lassen sich auch nicht automatisch steuern.

Das autonome Warenlager: Automatisiert nachbestellen, was immer vorrätig sein muss

Bei vielen Händlern gibt es bestimmte Waren, die ständiger mit einem gewissen Vorrat auf Lager gehalten werden sollen. Im elektronischen Kassensystem lassen sich diese Produkte dann automatisiert nachbestellen, wenn ein voreingestellter Mindestbestand erreicht wird. Nicht für alle Produkte ist dieses nützliche Feature jedoch empfehlenswert. Insbesondere auf besondere Rabattaktionen der verschiedenen Lieferanten kann individuell besser reagiert werden, wenn Sonderposten manuell nachgekauft werden. Durch eine weitreichende Digitalisierung im Warenein- und verkauf lässt sich die Effizienz in KMU ungemein steigern, auch auf die Personalentwicklung kann ein funktionstüchtiges Kassensystem Einfluss nehmen. Am besten ist es jedoch, die automatisierten Prozesse regelmäßig zu überwachen. Schleichen sich aufgrund menschlicher Eingabefehler falsche Werte im Warenbestand ein, können fehlerhafte Datenausgaben dann einfach vermieden werden.

Aktuelle Datensätze ohne Mehraufwand

Günstig ist es ferner, wenn allen Kunden die Möglichkeit angeboten wird, ihre Datensätze einfach selbst auf einem aktuellen Stand zu halten. Das kann in Form eines passwortgesicherten Zugangs geschehen. Kunden können in ihrem Kontobereich dann beispielsweise die letzten Bestellungen einsehen, einen Newsletter abonnieren, um über Rabattaktionen informiert zu werden und vor allem sämtliche Adressänderungen usw. selbsttätig in die Datenbank einpflegen. Das Hintergrundgerüst einer derartigen Software muss keinesfalls kompliziert in der Bedienung sein, sollte aber auf jeden Fall ausreichend Schutz bieten gemäß den gültigen Datenschutzvorgaben, damit Kunden auch sensible Daten wie eine Bankverbindung oder die Kreditkartendaten hinterlegen können. Nur ein Kundendatensatz auf dem neuesten Stand ermöglicht einen kundenorientierten Auftritt, der sich bestenfalls gewinnbringend auswirkt.

Cross- und Upselling leicht gemacht

Hat ein weiblicher Kunde im Alter von 34 Jahren beispielsweise bereits Damen- und Kinderkleidung bestellt, kann vermutet werden, dass im Haushalt ebenfalls eine männliche Person leben muss. Die individuellen Angebote, welche sich aus dem im Warenwirtschaftssystem hinterlegten, vollständigen Datensatz automatisiert auslesen lassen, können dann entsprechend erweitert werden. Es kann zudem ganz leicht herausgefunden werden, an welchen Freizeitaktivitäten Interesse besteht. So lassen sich beispielsweise Gartenmöbel bewerben, Fernreisen für Familien oder Wassersportartikel. Kauft der Kunde ein Produkt, ist dies in der Datenbank gespeichert. Je mehr Daten auf diese Weise absolut legal und rechtssicher zusammengestellt werden, umso eher lässt sich im Onlinehandel herausfinden, an welchen Angeboten Interesse besteht und was diesem speziellen Kunden also idealerweise zum Kauf angeboten wird.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)

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