Um ein Event zu planen und durchzuführen, braucht es neben einem gut strukturierten Ablaufplan auch die richtigen Dienstleister, die verlässlich und zeitgemäß handeln. Im folgenden Text haben wir wichtige Faktoren aufgelistet, die für die Durchführung und Planung eines Events essenziell sind.
- Das wichtigste für ein Event ist die Unterhaltung der Gäste. Man will, dass das Programm des Events die Gäste überzeugt und im Gedächtnis bleibt. Aus diesem Grund sind die Interessen der Gäste sehr wichtig. Man sollte sich mit den Wünschen und Anforderungen der Gäste auseinandersetzen. Hierzu kann es auch helfen, sich mit einigen Gästen im Vorfeld zu unterhalten, um heraus zu finden, was diese unter einem unterhaltsamen Event verstehen.
- Die Programmführung und einzelne Punkte sollten spannend und durchsetzungsstark sein. Damit ist nicht gemeint, dass für mögliche Vorträge oder Reden ein spannendes Thema gewählt wird. Vielmehr sollten die Redner und Speaker ansprechend sein und die Gäste mitreißen können. Das Thema kann noch so spannend sein, wenn man beim zuhören Einschläft. Hier sollte weise gewählt werden, um die einzelnen Programmpunkte unvergesslich zu machen.
- Geht der letzte Gast von dem Event nach Hause, ist die Arbeit eines guten Event Planers noch nicht vorbei. Eine aussagekräftige Nachbereitung ist von sehr vielen Eventmanagern weit unterschätzt. Durch eine im Nachhinein verschickte PowerPoint, lustige und erinnerungswürde Fotos oder ein Zusammentrag von den wichtigsten Informationen bleibt das Event noch länger in den Köpfen der Gäste. Auch können diese Materialien gerade in Bezug auf Unternehmensevents für die Bewerbung der nächsten Veranstaltung genutzt werden und rufen unter den Gästen die positiven Erinnerungen wieder hervor.
- Stressfreiheit für Gäste ist das A und O. Ein Event dient der Unterhaltung oder der Information und sollte nicht von problembereitenden Umständen gebremst werden. Aus diesem Grund ist der Reibungslose Ablauf besonders wichtig. Ein gutes Beispiel ist die einfache und bequeme Anreise der Gäste. Diese kann dadurch erreicht werden, dass man für die Gäste einen Minibus mit Fahrer mietet oder im Vorfeld ein Hotel zur Verfügung stellt.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
