Um bei den Gästen einen guten ersten Eindruck zu machen, zählen viele Firmen auf Empfangspersonal bei ihren Veranstaltungen oder Feiern. Ob die Begrüßung der Gäste mit einem Glas Sekt oder die Annahme und Ausgabe der Garderobe, die ersten Momente entscheiden, ob der Gast sich wohlfühlt oder nicht. Es ist also sehr wichtig, erfahrenes und qualifiziertes Personal für die Veranstaltung zu finden.
Kontakt zu Vermittlungsdienstleistern
Gutes Empfangspersonal findet man beispielsweise über eine Vermittlungsfirma. Es wird zunächst eine Buchungsanfrage vom Auftraggeber gestellt, woraufhin sich die Vermittler mit einem entsprechenden Angebot melden. Das gemietete Empfangspersonal wird im Vorfeld ausführlich über die Firma des Auftraggebers unterrichtet. Damit wird sichergestellt, dass auf Fragen von Gästen professionell geantwortet werden kann. Es wird auf die Wünsche des Auftraggebers in jeder Hinsicht eingegangen. Sollte es gewünscht sein, werden z. B. die Gäste mit Namen angesprochen, um den Empfang persönlicher zu gestalten.
Mögliche Aufgaben des Personals am Empfang
Bei großen Firmen gestalten sich die Aufgaben des Empfangspersonales oft wesentlich vielfältiger. Es besteht die Möglichkeit, Tagungen und Meetings vom gebuchten Personal vor- und nachbereiten zu lassen. Auch die Betreuung und Begleitung von Kunden und Lieferanten innerhalb der Firma kann eine Aufgabe des Empfangspersonales sein. Gängige Tätigkeiten der Empfangsdame oder des Empfangsherrn sind z. B. Empfang von Gästen oder Kunden, Bereitstellung von Informationen, Begleitung an die jeweiligen Abteilungen, Weiterleitung und Annahme von Telefonaten, Ablage und Organisation von Unterlagen, Terminverwaltung für Personal und Gäste, Administrative Tätigkeiten. Nach Absprache sind jedoch auch andere Aufgaben möglich.
Die Arbeitszeiten richten sich selbstverständlich nach den
Öffnungszeiten der Firma des Auftraggebers. Das Personal am Empfang ist sich
bewusst, dass eine zeitliche Flexibilität Voraussetzung ist.
Der Personalvermittler gewährleistet, durch einen sorgfältigen Bewerbungsprozess,
eine Auswahl an sehr gut ausgebildetem und geschultem Personal. Auch auf
persönliche Kompetenzen, wie die Fähigkeit mit Stress umzugehen, wird geachtet.
Durch firmeninterne Schulungen, wird der Wissensstand stets aktuell gehalten.
Ein besonderer Punkt ist der Dienst an der Garderobe, bei großen Veranstaltungen oder Firmenfeiern. Der Umgang mit den persönlichen Gegenständen der Gäste erfordert vom Garderobenpersonal ganz besonders viel Fingerspitzengefühl. Dem Mitarbeiter wird ein großes Vertrauen entgegengebracht. Verständlicherweise muss das Garderobenpersonal besonders sorgfältig ausgewählt sein.
Vorteile der Personalvermittlung
Gerade große Firmen, mit einem hohen Kunden- und Gästeverkehr, profitieren von dieser Möglichkeit, sich qualifiziertes Empfangspersonal zu verschaffen. Der ganze Prozess, von der Stellenausschreibung über das Bewerbungsverfahren, wird eingespart und an die Personalvermittlung angetreten. Lediglich die Einarbeitung muss bei durch die Firma erfolgen. Das spart viel Zeit und Kosten. Das perfekt qualifizierte Personal wird zur Verfügung gestellt und sogar im Krankheitsfall wird sich um einen Ersatz bemüht. Da eine solche Personalvermittlung auf einen guten Ruf und Empfehlungen angewiesen ist, darf man sich auf eine reibungslose Abwicklung verlassen. Die gestellten Mitarbeiter werden garantiert ein hohes Fachwissen aufweisen und mit viel Engagement an ihre Aufgabe gehen.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
